会社に勤めていると、いろいろな会議があると思います。？あなたが出席している会議、何のためにやっていますか？
僕の場合は、出席している会議はそれほど無いのですが、会社内でも重要な会議の１つで司会進行をやっています。
月例会議で、毎月の損益実績を報告しあう会議です。予算に対して実績がどうだったかといった感じです。
前回の会議の終わりに、社長から、新たに出席することになった人にも分かるよう、次回の会議までにA4１枚くらいで会議のポイントをまとめてください。と言われたので考えてみました。
まず現状を振り返ってみると、今までの会議では、各項目の予算と実績を比較して、予算オーバーした場合は原因の説明があり、来月は予算を守れるよう頑張ります、的な流れがほとんどでした。
もったいないことをしていたと反省しました。
まず、会議の目的を明確化しないといけません。
今回の場合の主目的は「損益予算の達成」です。
損益予算達成のために行う会議内容も決めました。
１．情報の共有
出席者全員が損益状況や問題点を共有する
２．課題の設定
次回の会議までに予算達成・問題点解消のために行う課題を設定する
３．検証・改善
実行した課題の進捗や結果を検証して、必要な場合は改善策を考える
要はＰＤＣＡサイクルをまわしていくというのが大事なのでは？と考えたわけです。
ＰＬＡＮ（計画）
ＤＯ（実施・実行）
ＣＨＥＣＫ（点検・評価）
ＡＣＴ（処置・改善）
まだまだ問題点は多いのですが、少しでも会議を良くしていきたいと思いました。